El problema real no es no tener los papeles
Casi ningún centro suspende una inspección por no haber tenido nunca un documento. Lo que ocurre es más mundano: el certificado está "en algún sitio" (un correo de hace dos años, un archivador, el móvil de alguien que hoy libra), la validación del autoclave caducó sin que nadie lo supiera, o el consentimiento firmado existe pero nadie recuerda en qué carpeta. Ante quien te lo pide, un documento que no aparece funciona igual que un documento que no existe.
La solución no es trabajar más ni acordarse de más cosas: es que revisar fechas y ordenar archivos deje de ser tarea de una persona y pase a ser trabajo del sistema.
Cada documento, con su vigencia y su aviso
En Llustin cada documento del negocio se guarda con su tipo, su fecha de emisión y su fecha de caducidad. A partir de ahí, el sistema trabaja solo:
- Panel de vigencia: de un vistazo ves qué está vigente, qué está a punto de caducar y qué ya caducó.
- Aviso por email dos meses antes de que venza cualquier documento: seguro, licencia, formación de un empleado, validación de un equipo.
- Lista orientativa por sector: al crear tu cuenta, Llustin te propone la lista de documentos que suelen pedirse en tu actividad (clínica, estética, tatuaje…), para que no tengas que inventarte las categorías.
- Todo localizable en segundos, desde el móvil o la tablet, sin depender de quién guardó qué.
La documentación de tu maquinaria también caduca
Un láser de diodo, una IPL, un equipo de presoterapia o un autoclave llevan detrás su propio expediente: certificado CE, manual, revisiones de mantenimiento y validaciones periódicas. En estudios de tatuaje, piercing y micropigmentación, el autoclave es de lo primero que revisa una inspección: validaciones y controles de cada ciclo de esterilización.
En Llustin, cada aparato tiene su documentación con sus fechas, y sus revisiones avisan igual que el resto: dos meses antes, por email. Escribimos en detalle qué se valida y cada cuánto en la guía de autoclave y aparatología.
Gestión de residuos
El contrato con el gestor de residuos sanitarios y los justificantes de recogida, guardados con el resto de la documentación y localizables al momento.
Formación del personal
Titulaciones, colegiaciones y certificados de formación higiénico-sanitaria de cada persona del equipo, con su caducidad cuando la tienen.
Seguros y licencias
Responsabilidad civil, licencia de actividad, autorización o registro sanitario del centro: los documentos de base, siempre a mano.
Limpieza y desinfección
El plan de limpieza y los registros que lo acompañan, en el mismo sitio que todo lo demás.
La carpeta de inspección: tu expediente en un clic
El día que alguien pide los papeles —una inspección, tu asesor, un seguro— no hace falta rebuscar. Eliges un periodo y Llustin genera un ZIP con la documentación del negocio y los consentimientos firmados de ese periodo, con un informe resumen, listo para entregar o guardar como copia. Se genera en tu propio dispositivo, en segundos.
Y los consentimientos que van dentro no son escaneos sueltos: cada uno lleva su sello de fecha y hora y su huella criptográfica, en un registro que no se puede editar ni borrar desde la aplicación. Lo contamos a fondo en la página de historia clínica y consentimientos.
Lo que suele pedir una inspección, sector por sector
Hemos escrito sin jerga qué suele revisar una inspección sanitaria y qué documentación conviene tener al día en cada actividad:
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